Quẳng gánh lo thuế, Kế Toán Đây RồiCập nhật tháng 11/2026 theo quy định hiện hành. Bài viết mang tính tham khảo; trường hợp cụ thể vui lòng liên hệ để được tư vấn.
Mua một chiếc máy in 9 triệu đồng thì ghi thẳng vào chi phí, phân bổ hay khấu hao? Đây là câu hỏi kế toán gặp hằng tháng, và sai ở đây thường dẫn tới bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Bài viết tóm tắt cách xử lý theo chế độ kế toán áp dụng từ năm tài chính 2026.
Công cụ dụng cụ khác tài sản cố định thế nào?
Theo Thông tư 45/2013/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung, gần nhất bởi Thông tư 30/2025/TT-BTC), tài sản được ghi nhận là tài sản cố định hữu hình khi thỏa mãn đồng thời ba tiêu chuẩn. Thiếu một tiêu chuẩn, tài sản được theo dõi là công cụ dụng cụ.
| Tiêu chuẩn | Tài sản cố định | Công cụ dụng cụ |
|---|---|---|
| Lợi ích kinh tế | Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng | Có thể có |
| Thời gian sử dụng | Trên 1 năm | Có thể trên hoặc dưới 1 năm |
| Nguyên giá | Từ 30.000.000 đồng trở lên | Dưới 30.000.000 đồng |
| Cách đưa vào chi phí | Trích khấu hao theo khung thời gian quy định | Ghi một lần hoặc phân bổ dần, tối đa không quá 3 năm |
Ví dụ: bộ bàn ghế văn phòng 25 triệu đồng dùng 5 năm vẫn là công cụ dụng cụ vì nguyên giá dưới 30 triệu đồng. Máy tính 32 triệu đồng dùng 3 năm là tài sản cố định.
Tài khoản sử dụng theo Thông tư 99/2025/TT-BTC
- TK 153 – Công cụ, dụng cụ: theo dõi công cụ dụng cụ nhập kho, theo giá gốc. Doanh nghiệp được mở tài khoản chi tiết theo nhu cầu quản lý.
- TK 242 – Chi phí chờ phân bổ (trước đây gọi là "Chi phí trả trước"): theo dõi giá trị công cụ dụng cụ dùng cho nhiều kỳ, chưa đưa hết vào chi phí.
- Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC, áp dụng từ năm tài chính 2026. Doanh nghiệp nhỏ và vừa đang áp dụng chế độ kế toán riêng vẫn dùng TK 153 và TK 242 với cách hạch toán tương tự.
Hạch toán qua ví dụ
Công ty mua một máy in giá 9.000.000 đồng, thuế GTGT 10%, chuyển khoản, dùng ngay cho bộ phận văn phòng, dự kiến sử dụng 18 tháng.
- Khi mua và đưa vào sử dụng: Nợ TK 242: 9.000.000 · Nợ TK 1331: 900.000 · Có TK 112: 9.900.000.
- Mỗi tháng phân bổ (9.000.000 ÷ 18 tháng): Nợ TK 642: 500.000 · Có TK 242: 500.000.
- Nếu mua về nhập kho trước: Nợ TK 153, Nợ TK 1331 / Có TK 111, 112, 331. Khi xuất dùng nhiều kỳ: Nợ TK 242 / Có TK 153, rồi phân bổ hằng tháng như trên.
- Công cụ giá trị nhỏ, dùng trong một kỳ: có thể ghi một lần vào chi phí: Nợ TK 627, 641, 642 / Có TK 153 (hoặc Có TK 111, 112 nếu mua dùng ngay).
Chọn tài khoản chi phí theo nơi sử dụng: TK 627 cho bộ phận sản xuất, TK 641 cho bán hàng, TK 642 cho quản lý doanh nghiệp.
Lưu ý để chi phí được trừ khi tính thuế
- Thời gian phân bổ công cụ dụng cụ tối đa không quá 3 năm. Doanh nghiệp tự chọn thời gian phù hợp với thời gian sử dụng thực tế và áp dụng nhất quán.
- Lập bảng phân bổ công cụ dụng cụ, ghi rõ ngày đưa vào sử dụng, bộ phận sử dụng, số kỳ phân bổ, số đã phân bổ và số còn lại.
- Có hóa đơn hợp lệ. Hóa đơn mua hàng từ 5.000.000 đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT theo Luật Thuế giá trị gia tăng 2024.
- Khi công cụ hỏng, mất trước khi phân bổ hết, xử lý phần giá trị còn lại theo nguyên nhân, có biên bản xác nhận.
Những lỗi hay gặp
- Ghi toàn bộ công cụ giá trị lớn vào chi phí một lần, làm lãi lỗ các tháng lệch nhiều so với thực tế.
- Không có bảng phân bổ, không chứng minh được thời gian sử dụng khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Ghi nhầm tài sản từ 30 triệu đồng trở lên thành công cụ dụng cụ để phân bổ nhanh hơn khấu hao.